Comment externaliser les archives publiques ?

Avant de déterminer comment externaliser l'archives publiques, découvrons ensemble sa définition.

Qu’appelle t’on Archives publiques ?

SI l’on s’en réfère à la définition de Wikipédia :

« Les archives publiques en France sont l'ensemble des archives produites, reçues ou traitées par toute personne, physique ou morale, exerçant une mission de service public ou tout service ou organisme public français. »

La loi du 15 juillet 2008 marque un tournant dans l’externalisation des archives publiques. Là où seules les archives éliminables à terme pouvaient être confiées à un prestataire externe, c’est désormais tout ou partie des archives courantes ou intermédiaires (présentant ou non un intérêt historique) qui sont concernées. Cette opération est toutefois conditionnée par la prise en charge des archives par un prestataire ayant obtenu un agrément pour la conservation d’archives publiques (qu’elles soient physiques ou électroniques). Les producteurs d’archives doivent de leur côté adresser une déclaration préalable à l’externalisation à destination de l’administration des archives. Le projet de contrat entre les 2 parties est également étudié.

L’agrément pour la prise en charge des archives publiques

C’est le ministre chargé de la Culture et de la Communication qui se charge de délivrer l’agrément par un arrêté. Ce dernier est valable pour une durée de 3 ans (archivage électronique) ou 5 ans (archivage physique) pour un site donné. La société d’archivage souhaitant en bénéficier doit adresser un dossier au Service interministériel des Archives de France (Siaf). Un contrôle des pièces et une inspection des locaux sur place son effectués. L’arrêté est délivré si le prestataire répond aux exigences requises en termes de conditions de sécurité et de conservation des documents notamment. A noter que les locaux doivent obligatoirement se trouver sur le territoire français.

Les responsables des archives publiques (internationales, nationales, régionales ou communales) doivent s’orienter vers des sociétés ayant reçu l’agrément mais ayant également développé une solide expérience dans ce domaine. A titre d’exemple, Arcalys Archivage gère de nombreux fonds d’archives publiques. Pour en savoir plus : http://www.arcalys-archives.com/externalisation-des-archives-publiques/

La déclaration préalable

Du côté des producteurs d’archives, une déclaration de dépôt doit être effectuée. Doivent apparaître les objectifs et la durée de l’opération mais aussi la liste et les dates des archives déposées ainsi que leur volume. Cette déclaration s’accompagne du projet de contrat pour observation. Celui-ci est règlementé et contient obligatoirement des clauses relatives aux archives (nature et support), assurances, prestations attendues, modalités de restitution des documents à la fin du contrat voire garanties en cas de défaillance du prestataire.