Les étapes d’archivage des documents

L'archivage de documents implique généralement des étapes visant à garantir que les accessibilités, l’organisation et l’intégrité des documents afin de répondre aux exigences de conformité légale et de gérer efficacement les ressources d'information.

Qu’est-ce que l’archivage de documents ?

L'archivage de documents est le processus de stockage et de gestion organisée de documents, qu'ils soient au format papier ou électronique, afin de les conserver en toute sécurité pour une consultation future. Cette pratique vise à préserver l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations contenues dans ces documents. L'archivage est essentiel pour différentes raisons, notamment la conformité légale, la préservation de l'historique des activités, la gestion des données et la réduction de l'encombrement des espaces de travail.

Quel type de document est concerné ?

Les documents archivés peuvent être de divers types, tels que contrats, factures, documents professionnels, correspondance, rapports, documents juridiques, photographies, enregistrements audio, et bien d'autres. Les entreprises, les organisations gouvernementales, les institutions éducatives et même les particuliers utilisent des systèmes d'archivage pour maintenir l'ordre, la sécurité et la facilité d'accès à l'information au fil du temps.

Quelles sont les différentes étapes de l’archivage ?

L'archivage des documents est un processus crucial pour organiser et stocker efficacement l'information. Voici les étapes clés de l'archivage des documents :

1/ La collecte des documents

La collecte de documents est la première étape du cycle de gestion de l'information. Elle implique la recherche, la réception ou la création de documents pertinents pour votre activité ou vos besoins. Les documents collectés peuvent être de divers types, y compris des fichiers numériques, des papiers imprimés, des courriels, des photographies, des rapports, des factures, etc. Ils peuvent être générés en interne (comme des rapports d'entreprise) ou reçus de sources externes (comme des factures fournisseurs).

2/ Le tri des documents

Le tri des documents consiste à examiner et à organiser les documents afin de distinguer ceux qui doivent être conservés de ceux qui peuvent être éliminés. Lors du tri, on élimine les doublons, les documents obsolètes ou non pertinents, ce qui réduit la quantité d'informations à archiver. Les documents restants sont classés en fonction de leur importance et de leur pertinence pour un archivage futur.

3/ L’identification des critères d'archivage et le classement

Avant de définir des critères, comprenez pourquoi vous archivez des documents. Est-ce pour des raisons légales, historiques, de conformité ou de gestion interne ? Cela influencera les critères que vous choisirez. Classez les documents en catégories générales. Par exemple, vous pourriez avoir des catégories telles que "Finances", "Ressources Humaines", "Projets", "Juridique", etc. Classez ensuite les documents en fonction des critères identifiés. Créez des dossiers ou des catégories pour regrouper les documents de manière logique.

4/ L’étiquetage des documents

Les étiquettes que vous choisissez doivent être explicites et informatives. Utilisez des mots-clés significatifs qui indiquent clairement le contenu du document. Les étiquettes doivent contenir des informations importantes, comme le nom du document, la date de création, la catégorie ou la sous-catégorie pertinente, et tout autre critère de classement que vous avez défini. Si vous utilisez un système de codage ou de numérotation pour vos documents, assurez-vous qu'il est cohérent et suivi pour tous les documents. Par exemple, si vous attribuez un numéro de référence unique à chaque document, assurez-vous de l'inclure dans l'étiquetage.

5/ Choix du support de stockage

Déterminez si vous allez stocker les documents de manière physique (papier) ou électronique (numérique) et sélectionnez le support de stockage approprié.

     - Stockage physique : Si vous optez pour le stockage physique, rangez les documents dans des classeurs, des boîtes d'archives ou des armoires adaptées. Assurez-vous qu'ils sont sécurisés et à l'abri de l'humidité et de la lumière.

     - Stockage électronique : Si vous choisissez le stockage électronique, créez des dossiers organisés sur votre ordinateur ou un système de gestion de documents. Assurez-vous de sauvegarder régulièrement les fichiers.

6/ L’établissement d'une politique de conservation

Définissez des règles concernant la durée de conservation de chaque type de document. Respectez les réglementations légales et de conformité. Protégez les documents sensibles en limitant l'accès à ceux qui en ont besoin. Utilisez des mots de passe et des autorisations d'accès pour les documents numériques.

7/ L’indexation des documents

Créez un système d'indexation clair et cohérent. Ce système devrait inclure les catégories, sous-catégories et critères de classement que vous avez identifiés précédemment.  Associez des mots-clés pertinents à chaque document que vous archivez. Ces mots-clés devraient refléter le contenu du document à archiver, son contexte et ses caractéristiques essentielles. Si vous utilisez un système de numérotation ou de codage, assurez-vous que chaque document reçoit un numéro unique. Cette numérotation peut également servir d'élément d'indexation.

8/ La sauvegarde des documents

Sélectionnez un support de sauvegarde en fonction de la nature de vos documents. Pour les documents électroniques, cela peut être des disques durs externes, des serveurs en nuage, ou des supports physiques comme des CD/DVD. Pour les documents papier, envisager la numérisation et la sauvegarde électronique. Établissez un calendrier de sauvegarde régulier pour garantir que vos documents archivés sont constamment protégés. Des sauvegardes régulières minimisent le risque de perte de données. Assurez-vous que les copies de sauvegarde sont stockées en toute sécurité. Si vous optez pour le stockage en nuage, utilisez des solutions sécurisées et chiffrées. Pour les supports physiques, gardez-les dans un endroit sûr, à l'abri de l'humidité, de la chaleur et des risques potentiels.

9/ La destruction sécurisée

Identifiez les documents qui doivent être détruits. Cela peut inclure des documents obsolètes, des informations confidentielles, des dossiers légalement expirés ou tout document que vous n'avez plus besoin de conserver.  Assurez-vous de respecter les lois et réglementations en vigueur concernant la conservation et la destruction des documents. Certaines industries ont des exigences spécifiques en matière de confidentialité et de conservation.

Conclusion

En suivant ces étapes, vous pouvez archiver vos documents de manière organisée, ce qui facilite la recherche, la gestion des données et la conformité aux réglementations légales.