Application pour note de frais : les TIC au service des salariés

Les nouvelles technologies font parties intégrantes de notre vie quotidienne. Nos gadgets mobiles (smartphones, tablettes...) qui nous accompagnent partout où nous allons.

Ainsi, le recours à l'utilisation des applications mobiles pour un tas de tâches différentes s'est bien intégré dans nos habitudes. Même dans notre environnement professionnel, la technologie peut nous rendre service. C'est notamment le cas dans la gestion de notes de frais. En effet, des applications mobiles sont à la disposition des salariés pour leur faciliter le traitement de ce type de document financier.

Un concept innovant

Pour rappel, la note de frais est une pièce justificative relatant les dépenses effectuées par les salariés pour le compte de l'entreprise pour laquelle ils travaillent. En général, les applications mobiles dédiées au traitement des notes de frais proposent lasaisie automatique note de frais. Le but principal est donc de délester le salarié des tâches qui consistent à transformer ces pièces en document Excel prêt à l'emploi pour l'entreprise.

Un gain de temps considérable

Avant l'apparition de l'application mobile note de frais, la gestion de ce dernier nécessitait un travail long et fastidieux. En effet, la tâche était composée en premier lieu de l'analyse de la pièce en question. Ensuite, il fallait extraire un par un les éléments utiles. Pour finir, le salarié entamait la saisie des informations recueillies dans un fichier Excel et présenter ce dernier à son employeur. Toutes ces étapes handicapaient significativement le rendement de l'employé, à cause de la perte de temps occasionnée. Une simple photo prise avec un smartphone du document et la sélection des informations indispensables et l'application se charge du reste. Le travailleur enregistre ainsi un gain de temps considérable.

L'outil des nomades

Dans votre travail, il se peut que vous ayez à effectuer de fréquents déplacements. Ce peut être pour des missions sur le terrain ou des évènements à l'étranger dans lesquels votre société participe. Vous serez amené à faire des dépenses dans le cadre de ces voyages qui feront l'objet de note de frais. À présent, en utilisant le nouvel outil de traitement, vous aurez l'occasion de gérer vos justificatifs instantanément, où que vous soyez, au moyen de votre smartphone. Cela présente également un autre avantage non négligeable. Vous n'aurez plus à faire face à la perte de vos notes de frais et risquer de ne pas être remboursé puisque vous pourrez les envoyer dès leur réception, à votre société. Ensuite, votre application vous fera des archives de vos justificatifs, afin que vous ne vous inquiétiez pas si jamais vous les égarez.

Un remboursement plus rapide

Grâce au traitement rapide de ses notes de frais, le salarié pourra les soumettre à son employeur dans un minimum de temps. Ce qui raccourcira davantage le temps de patience jusqu'à son remboursement. De son côté, l'entreprise employeur a également à sa disposition une application web qui lui permettra d'acquérir, de vérifier, et de valider les informations reçues dans les plus brefs délais.