Comment mettre en place un projet GMAO

Le GMAO est un outil de gestion de la maintenance par l’intermédiaire d’un logiciel. 

Le rôle principal est d’assister les équipes techniques d’une entreprise dans la gestion complète des parcs de machine, le reportant, la gestion des stocks et autres. C’est la solution magique pour optimiser les coûts de maintenance d’une société. Cependant, c’est un logiciel qui peut être complexe à utiliser en entreprise. Découvrez dans cet article, comment mettre en place efficacement un projet GMAO.

Mettre en place un plan de projet

Adopter un logiciel de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) est un excellent moyen pour une entreprise d’améliorer sa productivité et surpasser la concurrence. Cela dit, la mise en place de ce projet est une procédure complexe, car elle requiert de la part de tous les collaborateurs surtout le service technique une grande contribution. C’est la raison pour laquelle, il est importance d’établir un plan de projet bien avant l’acquisition du logiciel.
Le plan de projet contient en effet la méthodologie à suivre avant et après l’installation du logiciel, les décisions à prendre ainsi que les moyens financiers qui doivent être mobilisées pour le bon fonctionnement du logiciel.
De même, la mise en place du plan du projet est l’occasion de définir les moyens humains dont aura besoin le projet. C’est à dire, désigner les collaborateurs qui seront en charge du logiciel GMAO, leur rôle et responsabilité. Aussi, une chose cruciale qu’on oublie souvent de faire, c’est nommé un chef de projet indépendant des services de production qui a les compétences requises en communication, en maintenance et en gestion des actifs.

Le cahier de charge : une étape importante

Le cahier de charge permet de prendre en compte toutes les parties prenant d’un projet. Autrement dit, c’est le document qui fournit des informations claires et précises sur les fonctions utiles du GMAO dont a besoin l’entreprise.
Le cahier de charge doit préciser clairement les objectifs visés en acquérant le logiciel, les fonctionnalités du logiciel adéquat à chaque utilisateur de l’entreprise. Notamment les ingénieurs, les maintenanciers, les gestionnaires de stocks ou encore les clients. Également, il prend en compte le calendrier du projet et la formalisation des exigences techniques telle que la maintenance préventive et curative.

Faire une collecte des données exhaustive

Pour remplir la base de données d’un logiciel GMAO, il faut être très méticuleux. En effet, pour un bon fonctionnement du logiciel, il est important de reprendre des données fiables et d’écarter tous renseignements superflus.
En effet, la codification des données doit s’intéresser à tous les services de la société. C’est en raison de cela qu’il faut avoir une équipe pluridisciplinaire parce qu’il faudra identifier tous les actifs de l’entreprise, définir les conventions de nommage, recenser tous les équipements, la liste des prestataires et des fournisseurs, les contrats des prestataires externes, les plans préventifs et les pièces, même celle détachée.

Changer progressivement l’habitude des collaborateurs

Après toutes ces étapes, lorsque vient le moment de déployer le logiciel GMAO, il est conseillé d’adopter une démarche progressive. Le GMAO représente un grand changement pour la société. En effet, le personnel devra changer sa manière habituelle de travailler.
Ainsi, il n’est pas rare de rencontrer quelques résistances de la part des employés qui ont du mal à s’adapter au logiciel. La meilleure solution dans ces cas est de prendre le temps d’amener tous les collaborateurs à vouloir changer de méthode de travail de leur propre volonté au lieu de les contraindre à le faire. Cela augmente les chances de réussite du projet.
Enfin, lorsque le GMAO devient opérationnel, il faut faire des contrôles momentanés dans des intervalles de 6 mois à un an pour vérifier si le logiciel a des failles et si tous les collaborateurs s’y adaptent.

En somme, la réussite d’un projet GMAO repose sur un ensemble de tâches à accomplir avant et après l’appropriation du logiciel. De même, la condition sine qua non pour un que la société bénéficie de tous les avantages du GMAO est l’utilisation effective du logiciel par tous les collaborateurs