Comment choisir sa solution GED ?

La gestion électronique des documents (GED) est devenue un outil incontournable pour les entreprises modernes, grandement facilitant l'organisation, le stockage, le partage, et la sécurisation des documents numériques. Toutefois, choisir la solution GED appropriée peut s'avérer un défi.

La gestion électronique des documents (GED) est devenue un outil incontournable pour les entreprises modernes, grandement facilitant l'organisation, le stockage, le partage et la sécurisation des documents numériques. Toutefois, choisir la solution GED appropriée peut s'avérer un défi.

L’évaluation des besoins de votre entreprise

La GED a un champ d’application très large. Alors avant de commencer à rechercher une solution GED, évaluez d’abord les besoins de votre entreprise.

Renseignez-vous sur le volume de documents à gérer, le type de contenu (texte, images, vidéos), et les processus métier impliqués. Vous pouvez par exemple vous poser les questions suivantes :

•      Quel est le volume quotidien, mensuel ou annuel de documents générés et reçus par votre entreprise ?
•      Quels types de documents manipulez-vous le plus (textes, images, vidéos, etc.) et dans quels formats sont-ils généralement (jpeg, pdf, etc.) ?
•      Quels sont les principaux processus métier impliquant la gestion de documents dans votre entreprise (exemples : la gestion de contrats, la facturation, les ressources humaines) ?
•      Les équipes nécessitent-elles une collaboration en temps réel sur les documents ?
•      Comment les documents sont-ils actuellement partagés et collaborés au sein de l'entreprise et avec des partenaires extérieurs ?
•      Quels systèmes et outils actuels (par exemple, ERP, CRM) doivent être intégrés avec la solution GED envisagée ?

En effet, une entreprise avec des besoins en collaboration en temps réel nécessitera une solution différente de celle qui requiert principalement de l'archivage de documents numériques. 

Les fonctionnalités clés

Une solution GED permet d’optimiser plusieurs aspects de la gestion documentaire d’une entreprise, tels que :

La sécurité

La sécurité est primordiale. Assurez-vous que la solution GED choisie respecte les normes de sécurité et de conformité de l'industrie, comme le RGPD pour l'Europe. Des fonctionnalités telles que le cryptage des données, le contrôle d'accès et les audits de sécurité sont indispensables.

L’organisation

Une bonne solution GED doit offrir un stockage sécurisé, mais aussi une organisation efficace des documents. Recherchez des fonctionnalités comme le classement automatique, les tags, et la gestion des versions pour faciliter l'accès et la récupération des documents.

La collaboration et le partage

Si le travail en interne de votre entreprise nécessite une collaboration étroite, choisissez une solution GED qui facilite le partage de documents et la collaboration en temps réel, avec des fonctionnalités comme l'édition simultanée et les commentaires intégrés.

La compatibilité

Enfin, votre solution GED doit s'intégrer harmonieusement avec les autres outils que votre entreprise utilise déjà. Vérifiez la compatibilité avec vos systèmes d'exploitation, logiciels de bureautique et autres applications métiers. 

Le prix d’une Solution GED

Le coût d’une solution, GED est un facteur déterminant dans le choix. Veillez alors à comparer non seulement les prix, mais aussi le retour sur investissement (ROI) potentiel.

Une analyse approfondie des coûts initiaux doit être mise en balance avec les gains en efficacité, en productivité et en sécurité des données sur le long terme. Parfois, investir dans une solution légèrement plus coûteuse, mais nettement plus performante peut s’avérer plus rentable à long terme. 

Le support client et la fiabilité de la Solution GED

Recherchez des fournisseurs offrant un support réactif et des services d'assistance. Quand il s’agit de choisir une solution GED, veillez à ce que la plateforme offre un bon support client, surtout en cas de problèmes techniques.

Un bon support client est crucial, en particulier pour résoudre rapidement et efficacement les problèmes techniques qui pourraient survenir tels que les erreurs lors du chargement ou de l'exécution du logiciel, problèmes d'intégration avec d'autres systèmes d'entreprise ou encore la mise à jour de la solution GED. 

Considérez également la fiabilité et la réputation du fournisseur.Un fournisseur établi et financièrement solide est plus susceptible d'offrir une solution GED qui sera soutenue et mise à jour régulièrement, assurant ainsi sa pérennité et son évolution avec les technologies émergentes. Par ailleurs, la capacité du fournisseur à s'adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise et à offrir des solutions personnalisées peut être un facteur déterminant. Une bonne solution GED doit pouvoir évoluer avec votre entreprise, s'adaptant aux changements de volume de documents, aux nouvelles exigences réglementaires ou aux évolutions technologiques. 

Choisir la bonne solution GED permet d’optimiser la gestion des documents dans votre entreprise. Prenez en compte les besoins spécifiques de votre entreprise, les fonctionnalités clés, le coût et le support offert par le fournisseur. Avec une sélection judicieuse, votre solution GED deviendra un atout majeur pour l'efficacité et la productivité de votre organisation.